SER & INVARIS

Ein führendes Unternehmen im Bereich Mobilität und Infrastruktur suchte eine Lösung zur sicheren, rechtskonformen und vollständig automatisierten Erstellung von Arbeitszeugnissen in digitaler Form.

Das Ziel: Den gesamten Prozess, von der Datenerfassung und Texterstellung bis zur Dokumentenfreigabe, effizient, skalierbar und regelkonform zu gestalten.
 

Anforderungen

• Integration der Mitarbeiter-Stammdaten über API

• Auswahl und Validierung standardisierter Textbausteine mit Plausibilitätslogik

• Benutzerfreundliches Frontend für Führungskräfte und HR-Mitarbeitende

• Konfigurierbares Backend für Inhalts-, Rollen- und Berechtigungsmanagement

• Dokumentenvorschau, Zwischenspeicherung und Freigabeworkflows

• Barcode-Generierung für die digitale Archivierung

• Zentrale Verwaltung rechtskonformer Textinhalte mit Monitoring-Funktionen

Umsetzung

INVARIS lieferte eine skalierbare und zukunftssichere Lösung auf Basis der eigenen CCM-Plattform, die eine automatisierte und rechtssichere Erstellung von Arbeitszeugnissen im gesamten Unternehmen ermöglichte.
Das System wurde vollständig in die bestehenden HR-Prozesse integriert und gewährleistet ein hohes Maß an Nutzerautonomie und Prozess-Transparenz.

Implementierte Lösung

• Nahtlose API-Integration mit dem HR-Stammdatensystem zur automatisierten Vorbefüllung relevanter Felder

• Modulares Textbausteinsystem von INVARIS mit Plausibilitätsprüfungen und Konsistenzvalidierung

• Intuitives, webbasiertes Frontend  für verschiedene Nutzergruppen (z. B. Führungskräfte, HR, Koordinatoren)

• Ein flexibles Backend zur eigenständigen Pflege rechtlicher Formulierungen und Stellenbeschreibungen

• Echtzeit-Dokumentenvorschau und regelbasierte Workflows für Freigabe und Veröffentlichung

• Automatisierte Barcode-Erzeugung für die digitale Archivierung

• Umfassende Monitoring-Dashboards für Nutzungsstatistiken, Textbaustein-Updates und Versionskontrolle

Ergebnisse auf einen Blick

Die Einführung von INVARIS führte zu einer nachhaltigen Optimierung des Zeugniserstellungsprozesses.
Während zuvor über 30 verschiedene Vorlagen im Einsatz waren, reicht heute eine einzige dynamische Vorlage aus. Der Erstellungsworkflow wurde um den Faktor acht beschleunigt.

• Reduktion der Vorlagen von 30 auf 1

• 8× schnellere Workflow-Ausführung

• 100 % konsistente und rechtssichere Formulierungen

• Deutlich geringerer Abstimmungsaufwand zwischen HR und Führungskräften

• Volle Nachverfolgbarkeit durch integriertes Monitoring

Eine führende Schweizer Krankenversicherung stand vor der Aufgabe, die Erstellung personalisierter Kundenbriefe zu optimieren.

Die zentrale Herausforderung bestand darin, den Sachbearbeiterinnen und Sachbearbeitern ausreichend Flexibilität für individuelle Kommunikation zu bieten und gleichzeitig Inkonsistenzen in den Ausgabedokumenten zu vermeiden. Diese traten insbesondere durch mehrsprachige Inhalte, Formatabweichungen und unkontrollierte lokale Vorlagen auf. Zusätzlich musste sichergestellt werden, dass bei Bedarf automatisch spezielle Dokumente an die Kundenbriefe angehängt werden – sowohl interne Formulare als auch externe Dokumente, die durchgeschleust werden.

Das Ziel: Konsistente und revisionssichere Dokumente, die dennoch individuell auf den jeweiligen Empfänger zugeschnitten sind. Einerseits voll automatisiert im Rahmen der Dunkelverarbeitung, andererseits bei Bedarf durch den Sachbearbeiter in der individuellen Hellverarbeitung.

Anforderungen

• Keine Inkonsistenzen in den Volagen und Ausgabedokumenten

• Redaktionsfreiheit innerhalb eines kontrollierten Rahmens

• Einfache Auswahl dynamischer Anhänge und externer Dokumente (bearbeitbar vs. statisch)

• Anpassbarer Nachrichtentext und Betreff bei festem Layout für Anrede, Kopf- und Fußzeile

• Einheitliches, konsistentes Ausgabedokument je Empfänger

• Reduktion und zentrale Verwaltung der Vorlagen

• Wiederverwendbare Bausteine für Updates über alle Vorlagen hinweg

• Keine Copy-&-Paste-Lösungen durch standardisierte Dokumentenerstellung

Umsetzung 

INVARIS lieferte eine zentrale und flexible CCM-Lösung, die eine effiziente Erstellung von individualisierten Briefen inklusive Anhängen ermöglicht. Das System befähigt die Anwender, personalisierte Inhalte zu erstellen und gleichzeitig die strukturelle und sprachliche Konsistenz aller Dokumente sicherzustellen. Dank modularer Textbausteine und dynamischem Anhangsmanagement wurde die Dokumentenerstellung schneller, schlanker und rechtssicher.

Kernaspekte

• Standardisiertes Brief-Layout mit einem bearbeitbaren Nachrichtenteil. Bestimmte Editierbereiche werden dabei zentral von Administratorinnen und Administratoren definiert.

• Zentrale Vorlagenverwaltung mit modular aufgebauten, wiederverwendbaren Inhaltsbausteinen für maximale Effizienz.

• Mehrsprachigkeit und dynamische Anrede-Logik, die nicht nur Titel und Anreden, sondern auch den Schlusssatz sowie produktabhängige Inhalte flexibel steuert.

• Klare Trennung zwischen bearbeitbaren und statischen Anhängen zur Sicherstellung von Konsistenz und Kontrolle.

• Intuitive Auswahl von Anhängen und externen Dokumenten, um die Benutzerfreundlichkeit für Sachbearbeitende zu erhöhen.

• Vermeidung von Copy & Paste durch strukturierte Workflows und eine nahtlose Integration in bestehende Systeme.

• Zentrale Ausrollung von Änderungen am Corporate Design, um unternehmensweite Konsistenz sicherzustellen.

Ergebnisse auf einen Blick

Mit INVARIS erreichte der Versicherer eine höhere Konsistenz und erhebliche Effizienzgewinne in der Dokumentenverarbeitung.

• Reduktion der Vorlagenlandschaft von 2.300 auf 200 Vorlagen

• Signifikante Zeitersparnis für Sachbearbeiter bei der Dokumentenerstellung

• Eliminierung inkonsistenter Vorlagen und lokaler Kopien

• Einheitliches Corporate Branding und mehrsprachige Ausgabe

• Ein vollständig konsistentes Dokument pro Empfänger, mit nur wenigen Klicks

Adesso benötigte eine Lösung zur effizienten Erstellung, Freigabe und Archivierung von Arbeitsverträgen.

Das Ziel:  Den gesamten Prozess vollständig zu digitalisieren, die große Anzahl bestehender Vorlagen zu reduzieren und eine schnellere, konsistentere Bearbeitung zu ermöglichen.
Zudem sollten Freigaben und digitale Signaturen vollständig integriert werden, ohne Medienbrüche oder manuelle Zwischenschritte.
 

Anforderungen

Die Lösung musste sich nahtlos in SAP SuccessFactors integrieren lassen und die Vertragserstellung, Freigabe, digitale Signatur sowie Archivierung innerhalb von Doxis ermöglichen. Ein flexibles No-Code-Vorlagenmanagement war erforderlich, um schnelle Aktualisierungen zu ermöglichen. Zudem sollte die Lösung skalierbar für zusätzliche Vertragstypen (z. B. Nachträge, Zielvereinbarungen) und Tochtergesellschaften sein.

Umsetzung

INVARIS wurde als integrierte Komponente innerhalb von Doxis geliefert. Die Lösung läuft in einer Kubernetes-Umgebung und wird als Docker-Container in AWS gehostet. Eine modulare Mastervorlage ersetzte über 20 Einzelvorlagen für Verträge. Die Inhalte werden über eine strukturierte Excel-basierte Konfiguration gepflegt. Der gesamte Prozess – von der Vertragserstellung über die Freigabe, DocuSign-Signatur bis hin zur rechtskonformen Archivierung – ist nun vollständig digitalisiert und verschlankt.

Kernaspekte

• Ein vollständig digitaler End-to-End-Prozess ist etabliert.

• Der INVARIS Designer ermöglicht HR-Teams die eigenständige Verwaltung von Vorlagen ohne Programmierkenntnisse (No-Code).

• Digitale Signaturen via DocuSign sind in den Workflow eingebettet.

• Automatische, ArchiveLink-konforme Speicherung sorgt für Rechtssicherheit.

• Die Architektur ist für zukünftige Erweiterungen vorbereitet.

Ergebnisse auf einen Blick

• 10–15 Vorlagen und 15–20 Textmodule wurden in einer modularen Mastervorlage zusammengeführt.

• Vertragsprozesse verkürzten sich auf 1–2 Tage.

• 20–30 Minuten Zeitersparnis pro Vertrag – mit bis zu 300 Verträgen pro Monat ergibt das erhebliche Skaleneffekte.

• Wegfall manueller Arbeit und von Medienbrüchen.

• Inhaltsänderungen können am selben Tag live gehen.

• 100 % zufriedenere HR-Teams dank optimierter, benutzerfreundlicher Prozesse.

• Eine zukunftssichere Plattform durch vollständige Integration von Doxis und SuccessFactors, die Effizienz und Wettbewerbsfähigkeit steigert.

Ein führendes Immobilienunternehmen mit einem umfangreichen Liegenschaftsportfolio suchte nach einer schnelleren und zuverlässigeren Möglichkeit, personalisierte Massenaussendungen, wie etwa Wartungshinweise oder Regeländerungen, gezielt an bestimmte Mietergruppen zu senden.

Der bisherige Prozess war stark manuell geprägt: Empfängerdaten wurden aus SAP exportiert, in Word-Dokumente eingefügt und händisch formatiert. Das führte zu häufigen Fehlern, uneinheitlichem Markenauftritt und einem hohen Zeitaufwand für Layout-Aufgaben statt inhaltlicher Qualität.

Das Ziel: Ein vollständig digitalisierter, integrierter und benutzerfreundlicher Workflow für CI/CD-konforme Massenaussendungen.

Anforderungen

• Direkte Auswahl von Empfängern aus SAP

• Personalisierte Massenaussendungen in digitaler und gedruckter Form

• CI/CD-konforme Layouts für alle Dokumente

• Platzhalter für dynamische Inhalte (Texte, Bilder, Eingabefelder)

• Vermeidung manueller Formatierungsschritte

• Zentrale Vorlagenverwaltung mit Versionierung

• WYSIWYG-Editor für Anwender ohne technische Vorkenntnisse

Umsetzung

Das Unternehmen implementierte die INVARIS CCM-Lösung welche nahtlos in die bestehende IT-Landschaft und SAP-Umgebung integriert werden konnte.
Die Empfängerauswahl erfolgt nun direkt in SAP, während die Dokumentenerstellung über einen grafischen WYSIWYG-Editor mit modularen Inhaltsbausteinen und Drag-and-Drop-Funktion erfolgt.

Dank zentral verwalteter Vorlagen, wiederverwendbarer Komponenten und strukturierter Workflows konzentrieren sich AdministratorInnen nun vollständig auf den Inhalt - ganz ohne technische Unterstützung. Vom Erstellen bis zur digitalen Archivierung läuft der gesamte Prozess automatisiert, schlank und komplett nachvollziehbar ab.

Kernfunktionen

• Direkte Empfängerauswahl in SAP

• WYSIWYG-Editor mit Drag-and-Drop-Funktionalität

• Wiederverwendbare Inhaltsmodule für schnelle Dokumentenerstellung und einfache Updates

• Zentral gepflegte, CI/CD-konforme Vorlagen

• Platzhalterunterstützung für dynamische Inhalte (Text, Bilder)

• Versionierung und Staging für sichere Vorlagenverwaltung

• Vollständig integrierter Workflow inklusive digitaler Archivierung

Ergebnisse auf einen Blick

Mit INVARIS konnte das Immobilienunternehmen seine Prozesse für Kettenbriefe und Massenaussendungen deutlich optimieren:

• Rund 70 % Zeitersparnis pro Kampagne

• Fehlerfreie Formatierung und Datenverarbeitung

• Einheitliches Corporate Design in allen Kommunikationen

• Keine lokalen Word-Vorlagen oder manuellen Exporte mehr

• Schlanker, vollständig digitaler Prozess - von der Empfängerauswahl bis zur Zustellung

Ein öffentlicher Sozialversicherungsträger stand vor der Herausforderung, eine Vielzahl komplexer Formulare digital zur Verfügung stellen zu müssen. Die Formulare mussten barrierefrei, nutzerfreundlich, geräteunabhängig und vollständig in bestehende Prozesse eingebunden sein.

Die bisherige Lösung war fehleranfällig und unflexibel: Formulare mussten heruntergeladen, ausgefüllt, ausgedruckt, unterschrieben, gescannt und anschließend wieder hochgeladen werden. Bearbeitungen konnten nicht zwischengespeichert werden, und sich widersprechende Eingaben waren möglich. Darüber hinaus wurden Webformulare und Ausgabedokumente in unterschiedlichen Systemen gepflegt, was zu doppeltem Konfigurationsaufwand führte.

Das Ziel: Ein durchgängiger, digitaler Formularprozess - vom responsiven Onlineformular bis zum signierten PDF-Dokument - inklusive SAP-Anbindung.

Anforderungen

• Bereitstellung responsiver Webformulare für Desktop, Tablet und Smartphone

• Zwischenspeicherung und spätere Wiederaufnahme der Bearbeitung

• Validierung von Eingaben zur Vermeidung widersprüchlicher Angaben

• Unterstützung für Platzhalter (Text, Bilder, Eingabefelder)

• Einheitliche Formular- und Dokumentenlogik aus einer Quelle

• Anbindung an SAP zur automatischen Datenübergabe

• Zentrale Verwaltung und Versionierung aller Formulare

• Trennung zwischen fachlicher Logik und technischer Umsetzung

Umsetzung

Der Sozialversicherer setzte auf die INVARIS CCM-Lösung in Kombination mit INVARIS FormStation nXt, welche nahtlos in das SAP-Portal und die bestehende IT-Landschaft integriert wurde. Die Formularlogik wurde zentral gepflegt, die Eingabemasken im Browser bereitgestellt und die Ausgabe erfolgte automatisch als PDF, inklusive digitaler Signatur und Archivierung.

Die XML-Daten werden direkt aus SAP übergeben, in INVARIS verarbeitet und in Echtzeit in ein hochwertiges, CI-konformes PDF-Dokument überführt. Dank Drag-and-Drop-Bausteinen, responsivem Design und strukturierter Datenlogik ist die Bearbeitung für AnwenderInnen intuitiv und effizient. Programmierkenntnisse oder technisches Vorwissen sind nicht erforderlich.

Kernfunktionen

• Responsive Webformulare mit mobiler Optimierung

• Intuitiver WYSIWYG-Editor mit Drag-and-Drop-Funktion

• Wiederverwendbare Komponenten für Eingabe- und Ausgabestrukturen

• Validierungslogiken und Eingabehilfen für optimale Nutzerführung

• Direkte SAP-Anbindung zur automatisierten Datenverarbeitung

• Platzhalterunterstützung für dynamische Inhalte (Text, Bilder)

• Versionierung und Staging für sichere Weiterentwicklung

• Medienbruchfreier Prozess von Eingabe bis PDF-Ausgabe inklusive digitaler Archivierung

Ergebnisse auf einen Blick

Mit INVARIS konnte der Sozialversicherungsträger seine Formularprozesse vollständig digitalisieren und erheblich vereinfachen:

• Höhere Benutzerfreundlichkeit durch geführte Eingabe und mobile Optimierung

• Reduktion von Fehlern durch Echtzeitvalidierung und logische Prüfregeln

• Zentrale Formularpflege statt doppelter Logik in verschiedenen Systemen

• Deutliche Zeitersparnis bei der Erstellung, Bearbeitung und Weiterverarbeitung

• Konsistente, CI/CD-konforme PDF-Dokumente aus einem zentralen Template

• Nahtlose Integration in SAP und bestehende Portallandschaften

• Digitale Barrierefreiheit wurde sichergestellt