Bei der diesjährigen DOXNET Jahreskonferenz war die Abkündigung ein viel diskutiertes Gesprächsthema. Als Hersteller sind wir sowohl auf der Veranstaltung als auch im Nachgang über Webseitenanfragen mehrfach im Kontext von Markterhebungen, RFIs und RFPs kontaktiert worden. Gemeinsam mit unserem Partner Rasterpunkt (ein Bestandteil der Formware GmbH) durften wir schon einige Migrationen begleiten und möchten die daraus gewonnenen "Lessons Learned" mit Ihnen teilen.

 

Stellen Sie sich die richtigen Fragen...
Ist man gezwungen eine Alternative für ein bestehendes System zu finden, gilt es die richtige Strategie für die Zukunft zu finden.

• Soll man versuchen ein altes (DOPiX) Konzept 1:1 mit einem anderen Anbieter nachzubauen?
• Soll man diese Abkündigung als Chance nutzen, um den Sprung in eine bessere Lösungswelt zu gehen?

 

Ist eine 1:1 Übertragung des Systems sinnvoll?
Unsere Antwort zu dieser Strategie ist ein klares NEIN. „Lift and Shift“ von einem Anbieter zu einem anderen bringt nicht die gewünschten Resultate und erhöht die Komplexität sowie Fehleranfälligkeit. Beispielsweise sind „alte“ DOPiX-Texte und -Lösungen mit DCF verwoben und müssen zeitaufwendig entwirrt werden. Es ist somit zu überlegen, ob nicht eine „frische“ Lösung die bessere Alternative wäre.

 

Darum ist „Lift, Improve and Succeed“ der bessere Slogan!

 

Wesentlich besser wäre es bei der eigentlichen Migration ein Vorgehen zu wählen, welches mit Textbausteinen arbeitet und nicht 1:1 die alte Lösung, ohne Logiken und Rückführungen von Daten in die Fachsysteme widerspiegelt. Nur dadurch kann auch ein langfristig zukunftssicheres Output Management sichergestellt werden.

 

Warum die Improve & Succeed Strategie die besser Variante ist.
Bei einer 1:1 Migration wird das Potenzial neuer Lösungen häufig nicht voll genutzt. Aus diesem Grund empfehlen wir Ihnen bei der Ausgestaltung Ihres Anforderungskatalogs gleich über den Tellerrand von DOPiX hinauszuschauen, um Funktionalität zu berücksichtigen, die neue Systeme bieten und Ihnen damit mehr Arbeit abnehmen.

Nachhaltigkeit, Zukunftssicherheit, On-Premise und Cloudfähigkeit sollten dabei wichtige Schlagworte sein.

Gehen Sie den Weg weiter – weg von papierbasierten Lösungen – hin zu einer modernen, digitalen, interaktiven Kundenkommunikation über HTML-Webclients. Suchen Sie nach einer zukunftssicheren Lösung, die neben der traditionellen Dunkelverarbeitung auch neue digitale Kanäle abdeckt.

           

Haben Sie nun Ihren Anforderungskatalog für das neue System definiert könnten dies Ihre nächsten Schritte sein:

1. Schaffen Sie ein zentrales Dokumentenvorlagen System, das alle Kanäle ansteuern kann
Idealerweise entscheiden Sie sich für eine Lösung, die alle Kanäle von der Dunkelverarbeitung (Massendruck) über diverse Sachbearbeiter-Anwendungen (mit Workflow und interaktiver Dokumentenbearbeitung) bis hin zu Onlineformularen abdeckt. Und dies möglichst mit nur einer Vorlage! Sie glauben das geht nicht, dann freuen wir uns Ihnen die INVARIS Lösung zu präsentieren.

2. Überdenken Sie Ihr Redaktionssystem
Aus unserer Erfahrung wissen wir, dass die DOPiX-Lösung den Fachabteilungen nur sehr bedingt – wenn überhaupt – erlaubt selbstständig ohne die IT in die Vorlagenkonfiguration einzugreifen. Dies führte dazu, dass die Vorlagenpflege einem sehr langen Planungszyklus unterliegt und dass die Spezifikation der Anforderungen im Vergleich zur Umsetzung Spiel zur Interpretation lassen.

Moderne Anwendungen bieten nicht nur neue Kanäle und Anwendungsbereiche, sie reduzieren auch die Abhängigkeit zwischen den einzelnen Abteilungen. Als besonders effizient haben sich Lösungen gezeigt, mit denen der Fachbereich selbständig und ohne Programmierung Vorlagenänderungen vornehmen kann. Wodurch im Gegenzug auch andere Abteilungen entlastet werden.

3. Minimieren Sie Ihr Risiko bei der Migration 
Bei der Wahl des richtigen Partners, sollte ein Anbieter in Erwägung gezogen werden, der über das entsprechende DOPiX Know-How verfügt und im Idealfall schon bei der Umsetzung Ihrer DOPiX-Vorlagen involviert war.

Auch sollte dieser über bestehende Migrationskonzepte verfügen und mit soliden, technischen Lösungen bei der Migration helfen. Unser Partner Rasterpunkt bietet genau diese Expertise und hat gemeinsam mit den Kollegen:innen von INVARIS ein Konzept entwickelt, welches die Migration für Sie schnell und unkompliziert durchführt.

 

Das können wir für Sie tun:
Gemeinsam mit Rasterpunkt (Formware GmbH) sind wir die Experten in Sachen DOPiX-Migration und modernem Output Management.

Zusammen bieten wir Ihnen:

• ein zukunftssicheres CCM mit neuen Möglichkeiten und mehr Effizienz bei der Pflege von Vorlagen
• umfassendes DOPiX Know-how, wodurch wir die Migration größtenteils ohne Ihr Zutun umsetzen können
• ein Migrations-Tool, welches es erlaubt teilautomatisiert DOPiX-Ressourcen mit strukturierten Arbeitsschritten zu übernehmen

Mit dieser Partnerschaft erleichtern wir Ihre Reise vom abgelösten DOPiX-System zu der modernen INVARIS goSmart® CCM Suite.

 

Wollen Sie gleich mit uns sprechen?
Dann machen Sie noch heute Ihren persönlichen Kennenlern-Termin aus:

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Der Artikel wurde von Dieter Schmidt und Thomas Friedrichkeit  veröffentlicht.

[1] Ist eine Marke der Quadient DOPiX Germany GmbH