Closed-Loop im Zeitalter der Digitalisierung

Im Bereich CCM (Customer Communication Management) bzw. OMS (Output Management System) kennt man den Begriff Closed-Loop im Zuge der Rückführung von Druck- bzw. Kuvertierinformationen an das OMS. Mit dieser Technologie kann im OMS nicht nur belegt werden, welche Dokumente das OMS verlassen haben, sondern auch welche Dokumente erfolgreich über eine Kuvertierstraße verpackt und damit an den Versand übergeben wurden.

Aktuelle Trends nutzen neben dem klassischen Postversand die Ablage der Dokumente in einem Kundenportal. Der Kunde erhält damit sein Schreiben eher und hat auch jederzeit Zugriff darauf. Dadurch spart der Versender neben den Druck- und Versandkosten auch noch Zeit.

Doch wie kann man sicherstellen, dass das Dokument auch vom Kunden erhalten bzw. "angenommen" wurde? Und wie kann ich ihm bei Nichtannahme das Dokument automatisch per Post zustellen lassen?  Mit einer Closed-Loop Anbindung des Kundenportals an das OMS!

Sobald ein Dokument im Kundenportal abgerufen wird, registriert das Portal den Abruf und sendet die Information via Closed-Loop Prozess zurück an das OMS. Hier werden die Dokumente als "gelesen" markiert. Automatische Ausgabeaufträge prüfen täglich, welche Dokumente im Versandkanal "Kundenportal" noch nicht abgerufen wurden. Für jene Dokumente, die länger als eine beliebig definierte Anzahl an Tagen als „ungelesen“ vorliegen, wird automatisiert ein Ausgabeauftrag, um diese per Post an den Empfänger zu versenden. Damit kombiniert man auf einfache Art und Weise die Vorteile des Kundenportals mit der Sicherheit der Postzustellung.