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Effiziente Kundenkommunikation für Input- & Output-Channels aller Branchen

INVARIS liefert System-Know-how für Wachstumskurs der Schweizer Avaloq Outline AG

Avaloq Outline AG zählt zu den führenden externen Betreibern von integrierten Customer Communication Management (CCM)-Lösungen. Das Unternehmen mit Sitz in Winterthur (Schweiz) bereitet auf eigenen Systemen die Daten für rund 170 Kunden mit hohem Bedarf an Endverbraucherkommunikation so auf, dass sie über jeden Analog- oder Digital-Kanal in kundenfreundlicher Form empfangen werden. Eine Entwicklungspartnerschaft mit INVARIS Informationssysteme GmbH erlaubt die kontinuierliche Erschließung neuer Märkte durch die Bereitstellung mehrsprachiger, mandantenfähiger Lösungen für automatisiertes Dokumentenmanagement in unterschiedlichen Branchen.

Den Wandel vom Druckdienstleister zum Betreiber ausgelagerter Kundenkommunikations-Systeme vollzog Avaloq Outline AG konsequent und engagiert. Schritt für Schritt wurde für Handels- oder Mobilfunkunternehmen, aber auch für Krankenkassen der Versand von Dokumenten, Abrechnungen, Transaktionsdrucken und Poststücken aus deren CRM-Systemen übernommen. 2015 erfuhr der so eingeschlagene Wachstumspfad der Schweizer eine wichtige Weichstellung. Eine Kundenanfrage für Erstellung und Management hochwertiger Dokumente im Bankbereich brachte Avaloq Outline AG und INVARIS zusammen. Der österreichische Systemanbieter für Dokumentmanagement konnte mit der Mehrsprachigkeit und Mandantenfähigkeit seiner INVARIS goSmart® CCM Suite punkten.

Aus dem gelungenen Startprojekt wurde bald „Synergy at Work“, skizziert Avaloq Outline-CCO Jean-Daniel Andrey: “Unsere Partner aus Österreich gingen direkt auf unsere wie auch auf die Bedürfnisse des Marktes zu und fanden unkomplizierte Lösungen für standardisierte Umsetzungen.“ Franz Guszich, INVARIS-CEO ergänzt: „Dass aus der anfänglich projektbezogenen Zusammenarbeit ein Ongoing-Prozess geworden ist, führe ich auch darauf zurück, dass wir vom Start weg auf Augenhöhe kooperieren konnten. In dieser Atmosphäre entsteht befruchtende Kreativität. Der Enthusiasmus, den die Schweizer entwickeln, wenn sie auf neue Märkte losgehen, steckt uns an.“

White-Paper-Ansatz für CCM ersetzt Umrüstzeiten
Das Potenzial, das die INVARIS goSmart® CCM Suite Kunden unterschiedlicher Branchen bietet, gibt Avaloq Outline AG die Möglichkeit, die gewachsene Vielfalt der im eigenen Unternehmen gehosteten Kundensysteme zu vereinheitlichen. Mit der Plattformpower im Hintergrund wurde der Anspruch als kompletter Systembetreiber neu gestellt. Die Kunden liefern nur mehr die Daten für die Kommunikation, den Rest übernimmt Avaloq Outline AG. Andrey: „Wir verwenden dafür keine vorgefertigten Printvorlagen – etwa vorgedruckte Offset-Papiervorlagen wie Zahlschein mit Logo etc. – sondern erstellen alle benötigten Dokumenten je nach Kundenanforderung digital im White-Paper-Ansatz.“ Somit entfallen Umrüstzeiten auf den unterschiedlichen Print-Ausgabesystemen.
Kommunikation konsequent zu vereinfachen und das Management von Kommunikationssystemen bedarfsorientiert zu gestalten – das ist Vision der Zusammenarbeit von Avaloq Outline AG und INVARIS. Andrey: „Die Entwicklungspartnerschaft mit INVARIS hat uns dahin gebracht, Output- und Input-Kanäle für unsere Kunden mit bloß einem System managen zu können. Für uns reicht es jetzt, mit dem einem Lieferanten zu sprechen, der zugleich auch Know-how-Führer ist. Das steigert das Tempo, mit dem wir unser Dienstleistungsspektrum erweitern.“

Gefragte Neuentwicklung: die „LayoutFactory“
Die erste gemeinsam vorgestellte Neuentwicklung „LayoutFactory“ traf den Nerv vieler Kundenbedürfnisse und schraubte die Nachfrage am Schweizer Markt auf hohes Niveau. Dahinter steckt, dass sich viele Kunden den gestiegenen Anforderungen nicht mehr gewachsen fühlen, die der Mix aus analogen und digitalen Kunden- und Mitarbeiterkommunikationskanälen heute verlangt. Ein durchschnittliches Unternehmen aus dem Kundenkreis von Avaloq Outline AG hat in seiner Kunden-Korrespondenz 500 bis 1000 verschiedene Dokumenten-Vorlagen im Einsatz. Das sei intern kaum zu managen, weil die Manpower dafür fehle, analysiert Andrey. „Hier setzen wir an. Dank der technischen Lösung von INVARIS, die Dokumente mittels Text-Bausteinen dynamisch aufbaut und verwaltet, werden die Prozesse stark vereinfacht. Das bringt einen erheblichen Mehrwert.“

Der Pflege- und Erstellungsaufwand von neuen Dokumenten wird in der „LayoutFactory“ für analoge und digitale Anwendungen praktisch komplett auf den externen Dienstleister zu übertragen. Die Anzahl der vorgegebenen Vorlagen ist reduziert, die Mehrsprachigkeit der INVARIS goSmart CCM-Suite führt dazu, dass nicht mehr verschiedene Sprach-Dokumentvorlagen gepflegt werden müssen, sondern nur mehr eine. Das System legt die unterschiedlichen Sprachen automatisch an.

Der CCM-Kreis schließt sich: Schritt für Schritt zur Gesamtauslagerung
Immer mehr Unternehmen erkennen den Vorteil, wenn sie die Kommunikations-Strategie für ihre OMNI-Channel Kommunikation im Input- und Output neu erarbeiten. Mittlerweile stellt Avaloq Outline AG die ersten Kunden auch in der internen Bürokommunikation um. INVARIS goSmart® Form Station mit goSmart® ProcessManager im Hintergrund löst Word als Textverarbeitungsprogramm für Korrespondenzdokumente ab. Sämtliche Genehmigungsschritte im Büroprozess und die Dokumentenerstellung in den Fachabteilungen werden ausgelagert. Die Officelandschaft beim Kunden besteht damit ausschließlich aus Bildschirmen am Frontend.

Die gut standardisierte und zugleich skalierbare Lösung von Avaloq Outline AG und INVARIS spreche Unternehmen unterschiedlicher Größe und Kultur gleichermaßen an, sagt INVARIS-CEO Franz Guszich: „Unser Lizenzmodell lässt bereits Kunden mit geringem Dokumentmanagementbedarf in unsere Produktwelt starten. Sie haben die Wahl, die goSmart® CCM Suite Schritt für Schritt – vom Designer, über den Ressourcenmanager, das Text-Repository bis zum DCS-Server – zu nutzen. Im Gegenzug lernen wir die spezifischen Anforderungen der diversen Märkte immer besser kennen. Das trägt zu einer beständigen Optimierung im System bei.“

Der nächste Schritt steht jetzt an. Der Kreis des Managements in der Bürokommunikation für Print und Digital bei Avaloq Outline AG beginnt sich komplett zu schließen. Über den gemeinsam mit INVARIS entwickelten „Digitalen Mailroom“ deckt Avaloq Outline AG erstmals die Inputverarbeitung der Kunden ab. Die Eingangspost wird automatisch geöffnet, gescannt, beschlagwortet und als PDF im „Digitalen Postkorb“ – als individuellen Posteingangs-Ordner – abgelegt. Nach der Bearbeitung vereinfacht sich auch die Archivierung deutlich, sagt Avaloq Outline-CCO Jean-Daniel Andrey: „Das eröffnet unseren Kunden neue Räume in den täglichen Abläufen, während bei uns das Volumen an zu verarbeitenden Kommunikations-Dokumenten ansteigt – eine klassische Winwin-Situation!“

Über den Partner:
Die Avaloq Outline AG aus der Schweiz betreibt komplett ausgelagerte Kundenkommunikations-Systeme für rund 170 Business-Kunden auf ihren Systemen.

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