Ist Ihr CCM zukunftssicher? Die 5 wichtigsten Anforderungen

Der schnelle und effiziente Umgang mit Dokumenten und Formularen ist ein großer  Erfolgsschlüssel für Unternehmen in einer zunehmend digitalisierten Geschäftswelt. Führende Unternehmen beherrschen das Kommunikationsmanagement der Zukunft. Sie wissen, dass Kunden und Interessenten ein einheitliches, personalisiertes Erlebnis über alle Kommunikationskanäle hinweg wünschen. Der schnelle Umgang mit Dokumenten unterstützt und beschleunigt den Workflow, eröffnet Kooperationsmöglichkeiten im Team und erhöht die Effizienz innerhalb der Organisation.

Die Entwicklung gängiger CCM Systeme ist rasant. Unternehmen sind deshalb bei der Neuanschaffung eines CCM gut beraten, wenn Sie ein zukunftssicheres CCM wählen, mit dem sie auch in 5 Jahren noch optimal kommunizieren können. Hier sind 5 Anforderungen, auf die Sie bei der Auswahl achten sollten:

1. Können mobile Endgeräte in den Dokumentenworkflow integriert werden?
Zukünftig werden immer mehr Mitarbeiter im Homeoffice arbeiten oder auf Geschäftsreisen unterwegs sein. Damit sie auch dann effizient Dokumente und Formulare erstellen und verarbeiten können, ist es zwingend erforderlich, dass das CCM es ermöglicht, einfach mobile Endgeräte einzubinden. Wenn das bestehende System dies nicht ermöglicht, sind Mitarbeiter im Homeoffice oder auf Geschäfts-reisen gehandicapt. Das CCM sollte deshalb auf jeden Fall die einfache Einbindung von mobilen Endgeräten ermöglichen. Achten Sie bei der Auswahl eines CCM unbedingt auf dieses Feature und stellen Sie diese Frage: Ist das gewählte CCM zukunftssicher und bereits heute auf die Anforderungen von morgen vorbereitet?

2. Verfügt das System über eine universelle Datenschnittstelle für alle Fachanwendungen (z.B. SAP, CRM, ...)?
Sie wissen es selbst, mit zunehmender Digitalisierung wird das Dokumentenmanagement immer komplexer. Stellen Sie sich vor, Ihr System ist eine Art Insellösung und bietet kaum die Möglichkeit mit anderen Fachanwendungen wie SAP oder CRM zu kommunizieren. Sie werden fortlaufend vor der Herausforderung stehen, wie das CCM mit anderen Fachanwendungen Daten austauschen kann. Dieses Problem können Sie elegant umgehen, indem Sie ein CCM wählen, welches über eine universelle Datenschnittstelle für alle gängigen Fachanwendungen beinhaltet. Denn so können Sie nicht nur im Unternehmen einfach zwischen den Abteilungen Dokumente austauschen, sondern auch mit Datenlieferanten und Output-Kunden. Außerdem erleichtert dies die nahtlose Weitergabe von Dokumenten an Ausgabekanäle wie Druck, Website oder Social Media.
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3. Ermöglicht das CCM die dynamische Erstellung mehrsprachiger Dokumentenvarianten?
Viele Unternehmen operieren heute global und kommunizieren mit Auslands-vertretungen oder Niederlassungen. Diese benötigen Dokumente und Formulare in ihrer eigenen Sprache. Eine wichtige Forderung an ein modernes CCM ist, dass Dokumente per Knopfdruck in andere Sprachen übersetzt werden können. Stellen Sie deshalb sicher, dass Sie mit Ihrem CCM schnell, einfach und dynamisch mehrsprachige Dokumente erstellen können. Hilfreich ist es auch, wenn sich externe Dienstleister in den Übersetzungsprozess einbinden lassen.

4. Können Sie sicherstellen, dass Ihr Corporate Design in jedem einzelnen Dokument und in jedem Ausgabekanal korrekt eingehalten wird?
Marktführende Unternehmen achten auf eine professionelle Kommunikation, indem sie Dokumente und Formulare in einem klaren, ansprechenden und verständlichen Corporate Design erstellen. So kann mit einem Blick der Absender identifiziert werden. Und die Botschaft löst beim Kunden die gewünschte Reaktion aus. Je größer die Vielfalt und die Menge der erzeugten Dokumente und Vorlagen ist, desto wichtiger ein klares, durchgängiges Corporate Design auf jedem Dokument. Ihr CCM benötigt deshalb eine zentrale Ressourcenbasis, damit jedes einzelne Dokument in jedem Ausgabekanal mit einem einheitlichen Corporate Design ausgegeben wird.

5. Ist das CCM mandantenfähig und ermöglicht die Einbindung von Kunden, Tochterfirmen und Filialen und erspart so kommerziellen und administrativen Aufwand?
Unternehmen sind zunehmend global aufgestellt und arbeiten in verschiedenen Zeitzonen. Das erfordert eine schnelle Reaktionsfähigkeit, und stellt die Kommunikation mit Kunden, Tochterfirmen und Filialen über alle Zeitzonen hinweg vor neue Herausforderungen. Ein zukunftsfähiges CCM sollte deshalb in der Lage sein, mit derselben Software mit getrennten Benutzerkonten zu arbeiten, ohne dass Kunden, Tochterfirmen und Filialen gegenseitig die Daten einsehen können. Außerdem können enorme Hardware- und Verwaltungskosten gespart werden, wenn die zentrale Software nur einmal installiert werden muss.

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