Output Management am Puls des Kunden

Output Management am Puls des Kunden

PostFinance zählt zu den größten Finanzinstituten der Schweiz und verarbeitet Kundenkommunikation in sehr großem Maßstab. Jährlich werden hunderte Millionen Seiten erzeugt, verteilt und archiviert. Genau hier setzte das gemeinsame Projekt mit INVARIS an: mit dem Ziel, Dokumentenprozesse zu vereinfachen und zukunftssicher aufzustellen.

Das Ergebnis ist ein Output-Management-System, das bis heute als Referenzprojekt gilt und 2013 mit dem ECM Award ausgezeichnet wurde.

Ausgangslage: Hohe Komplexität, begrenzte Flexibilität

Mit dem Wachstum von PostFinance wuchs auch die Vielfalt an Dokumenten, Systemen und Prozessen. Unterschiedliche Applikationen und Ausgabekanäle erforderten eigene Abläufe, Layouts und Pflegeprozesse.

Daraus ergaben sich unter anderem:

• mehrere Prozessschritte bei der Erstellung neuer Kundendokumente
• eingeschränkte Wiederverwendbarkeit von Layouts
• parallele Umsetzungen in unterschiedlichen Systemen
• kanalabhängige Verarbeitung innerhalb des Dokumenten-Lifecycles
• ein erhöhter Aufwand für Betrieb und Wartung
• die Einbindung externer Dienstleister in einzelnen Prozessbereichen

Gleichzeitig entwickelten sich die Marktanforderungen weiter: Kunden erwarteten zeitnahe, transparente und qualitativ hochwertige Dokumente, in mehreren Sprachen und über unterschiedliche Kommunikationskanäle hinweg.

Der Ansatz: Zentralisierung statt Insellösungen

PostFinance entschied sich nach einer umfassenden Analyse und einem Proof-of-Concept für INVARIS. Ziel war eine zentrale Plattform, die den gesamten Dokumenten-Lifecycle abdeckt von der Erstellung über die Verwaltung bis zur Auslieferung.

Mit der Einführung der INVARIS-Plattform wurden Dokumentenprozesse vereinheitlicht, vereinfacht und nachhaltig standardisiert.

Umsetzung: Skalierbar, mehrsprachig, kanalübergreifend

Bereits 2011 ging die erste produktive Version in Betrieb. Schritt für Schritt wurden:

• 15 Lieferapplikationen angebunden
• rund 6.000 Textreferenzen in vier Sprachen zentral erfasst
• Ausgabekanäle wie Massendruck, lokaler Druck, PDF, E-Mail und Archiv integriert
• ein Testcenter zur Qualitätssicherung im Redaktionsprozess eingeführt
  

Heute produziert PostFinance mit der INVARIS-Lösung rund 260 Millionen A4-Seiten pro Jahr – zuverlässig, konsistent und automatisiert.

Der Mehrwert: Messbar und nachhaltig

• 60 % weniger Betriebs- und Innovationskosten
• Deutlich geringerer Aufwand in Betrieb, Wartung und Weiterentwicklung
• Schnelle Umsetzung von Markt- und Änderungsanforderungen
• Einheitliche, moderne und mehrsprachige Kundenkommunikation

Oder wie es die Programmleitung von PostFinance zusammenfasst:

„Mit den leistungsfähigen INVARIS-Plattformprodukten und dem großen Know-how von INVARIS sind wir auf einem guten Weg, unsere ambitionierten Ziele zu erreichen.“
— Programmleitung KUDOBE, PostFinance

Fazit: Ein Blueprint für moderne Kundenkommunikation

Dieses Projekt zeigt, wie Output Management in komplexen, regulierten Umfeldern funktionieren kann: zentral, effizient und konsequent kundenorientiert. PostFinance setzt damit Maßstäbe – nicht nur technologisch, sondern auch organisatorisch.