Wie Viacar AG ihren Dokumentenoutput neu aufgestellt hat
Dokumente als Schlüsselprozess
Die Viacar AG mit Sitz in Aarau entwickelt Softwarelösungen für kantonale Straßenverkehrsämter in der Schweiz. Über die Fachanwendung werden zentrale Prozesse rund um Fahrzeuge, Halter, Prüfungen und Gebühren gesteuert. Fast jeder dieser Vorgänge endet dort, wo Bürger und Verwaltung sichtbar wird: in einem Dokument.
Gerade weil Dokumente den formalen Abschluss vieler Prozesse bilden, sind sie entscheidend für Effizienz, Qualität und die Wahrnehmung der Organisation. Mit der fortschreitenden Digitalisierung rückte daher auch der Dokumentenoutput stärker in den Fokus. Ziel war es, bestehende Strukturen zu modernisieren, Abhängigkeiten zu reduzieren und eine stabile Grundlage für zukünftige Anforderungen zu schaffen.
Schrittweise. Kontrolliert. Zukunftssicher.
Bereits ab 2018/2019 unterstützte INVARIS die Viacar AG bei der Weiterentwicklung des Dokumentenoutputs, der auf den Daten der Version V09 des Viacar-Fachverfahrens basierte. INVARIS prüfte dazu die bestehende Formularlandschaft, fasste gewachsene Inhalte zusammen und ordnete sie neu. Kantonale Besonderheiten und unterschiedliche Datenformate wurden getrennt, modelliert und in eine nachvollziehbare, langfristig wartbare Struktur überführt. Änderungen an Elementen wie Kopf- und Fußzeilen, Pflichttexten oder formalen Hinweisen müssen nur noch an einer Stelle durchgeführt werden und wirken sich automatisch auf alle Dokumente aus. Gleichzeitig entstand eine verlässliche Grundlage für spätere Systemumstellungen.
„Der große Vorteil war, dass Änderungen nicht mehr im Fachsystem programmiert werden mussten“, so Michael Sell, Senior Project Manager bei der Viacar AG.
Da die Version V09 des Fachverfahrens den wachsenden Ansprüchen der Digitalisierung nicht mehr gerecht wurde, startete Viacar AG das Projekt zum Umstieg auf Version V20. Auch in dieser Phase begleitete INVARIS das Team. Einerseits wurden die neuen Datenmodelle und geänderten Dateninhalte berücksichtigt, gleichzeitig wurde das neue INVARIS Output Management bei der Viacar AG eingeführt, das es ermöglicht, die Lösung selbstständig zu steuern und weiterzuentwickeln.
Die Rolle der LayoutFactory: skalierbarer Service
Neben dem modernen Output Management übernahm INVARIS die Aufgaben in der Projektumsetzung. Dabei kam die INVARIS LayoutFactory zum Einsatz. Sie ist eine optionale Dienstleistung zur externen Umsetzung oder Anpassung von Dokumentvorlagen.
Der besondere Vorteil liegt in der Flexibilität: LayoutFactory ist kein starres Outsourcing, sondern als skalierbarer Service konzipiert. Die LayoutFactory ermöglicht sowohl die externe Umsetzung von Vorlagen als auch eine spätere eigenständige Pflege nach entsprechender Schulung.
Pro Straßenverkehrsamt wurden rund 450 Formulare umgesetzt. Der Schwerpunkt lag auf der operativen Umsetzung von einfachen Schreiben bis hin zu komplexen, logikgetriebenen Dokumenten mit hohen fachlichen Anforderungen.
„Mit INVARIS konnten wir Anpassungen deutlich flexibler und schneller umsetzen“, berichtet der Projektverantwortliche im Gespräch.
Zur Qualitätssicherung wurden externe Tester aus dem INVARIS-Partnernetzwerk eingebunden. Die Prüfung erfolgte mit realitätsnahen Testdaten, insbesondere mit Blick auf Massendruck und Dunkelverarbeitung.
Die Lösung im Betrieb
Heute ist die INVARIS-Lösung fest in die Systemlandschaft der Viacar AG eingebunden und unterstützt die Kantone Zug, Luzern, Aargau, Schaffhausen und Waadt. Dokumente werden direkt aus den jeweiligen Ämtern erzeugt, strukturiert verarbeitet und je nach Anwendungsfall automatisiert oder teilautomatisiert ausgegeben.
Der Einsatz deckt ein breites Spektrum ab, von einzelnen Schreiben und Verfügungen über automatisierte Benachrichtigungen, Fahrzeugprüfungsberichte und ärztliche Zeugnisse bis hin zu umfangreichen Jahresrechnungen und Abgabenunterlagen. Auch bei hohen Volumina und im Massendruck läuft der Dokumentenprozess stabil, reproduzierbar und kontrolliert.
Fazit
Mit dem Wechsel auf die INVARIS-Lösung hat die Viacar AG ihren Dokumentenoutput grundlegend neu organisiert. Änderungen erfolgen heute nicht mehr verteilt über zahlreiche Vorlagen, sondern zentral über wiederverwendbare Bausteine. Anpassungen, etwa an Kopf- und Fußzeilen, Telefonnummern, Pflichttexten oder formalen Hinweisen, müssen nur einmal vorgenommen werden und wirken sofort in allen relevanten Dokumenten. Das reduziert den Aufwand, vermeidet Fehler und sorgt für konsistente Ergebnisse über alle Kantone hinweg.
Der Dokumentenoutput wird damit nicht länger zum Engpass, sondern zu einem verlässlichen und gut steuerbaren Teil der Systemlandschaft: deutlich weniger fehleranfällig, effizient im Alltag und mit klarer Ausrichtung auf Qualität und stetige Verbesserungen.
Mit der Einführung der INVARIS-Lösung in der eigenen Systemlandschaft kann Viacar AG sämtliche Möglichkeiten der Plattform ausschöpfen und gewinnt zugleich mehr Freiheit bei der Steuerung, Skalierung und Ausrichtung des Systems.
„Die Zusammenarbeit war geprägt von einem menschlichen, angenehmen und kooperativen Kontakt. Die Kommunikation verlief stets offen und konstruktiv. Darüber hinaus zeigte sich das Team flexibel im Umgang mit wechselnden Anforderungen und kurzfristigen Änderungen“, beschreibt Michael Sell rückblickend.
