Output Management für ECM-Systeme: Vom Dokumentenmanagement zum vollständigen Dokumentenprozess

Kunden unterscheiden in der Regel nicht zwischen ECM und Output Management, sondern betrachten den Dokumenten-Lifecycle als Ganzes. Da im Zuge einer ECM-Einführung meist auch die Dokumentenvorlagen neu erstellt oder migriert werden, erwarten sie neben einer integrierten Output-Management-Funktionalität häufig auch Dienstleistungen für die initiale Erstellung und Migration der Vorlagen.

Die Entscheidung des ECM-Herstellers, dem Kunden die freie Wahl seines Output-Management-Systems zu überlassen, mag den eigenen Verantwortungsbereich zwar abgrenzen, entspricht jedoch nicht dieser Kundenerwartung. Die damit verbundene Herausforderung wird auf einen späteren Zeitpunkt verschoben, sei es in den Kaufprozess oder in die anschließende Projekteinführung.

Wenn aus einfachen Anforderungen komplexe Dokumentenprozesse werden

Aus dieser unterschiedlichen Sichtweise zwischen Kunde und ECM-Hersteller ergeben sich in der Praxis mehrere Herausforderungen. Kunden erwarten häufig nicht nur Unterstützung bei der Migration ihrer Vorlagen, sondern auch bei deren späterer Pflege und Weiterentwicklung.

Für einzelne Schreiben sind Word-Vorlagen oder einfache Vorlagenfunktionen oft vollkommen ausreichend. Mit zunehmendem Bedarf steigen meist auch die fachlichen und technischen Anforderungen. Zusätzliche Eingabedaten sollen erfasst, Textbausteine abhängig vom Vorgang ausgewählt und Dokumentvarianten automatisch zusammengestellt werden.

Häufig werden diese Ansprüche zunächst über VBA-Makros oder individuelle Erweiterungen umgesetzt. Dadurch entsteht schrittweise eine immer komplexere Lösung, deren Pflege spezialisiertes Wissen erfordert. Der Kunde stößt dabei zunehmend an Grenzen und wendet sich mit Anpassungs-, Wartungs- und Supportbedarf häufig wieder an den ECM-Hersteller.

Um die Erstellung von Massendokumenten besser abdecken, kommen häufig zusätzliche Reporting-Tools wie Crystal Reports oder BIRT zum Einsatz. Dadurch entsteht eine heterogene Vorlagen- und Systemlandschaft, die den Pflegeaufwand erhöht. Die unterschiedlichen Werkzeuge erfordern jeweils spezifisches Fachwissen und führen häufig zu redundanten Inhalten in der Vorlagenbasis.

Bei kundeneigenen Systemen kommt hinzu, dass sie in jedem Projekt individuell mit dem ECM-System integriert werden müssen.  Die Bereitstellung der Output-Management-Funktionalität durch den ECM-Hersteller vermeidet diesen Integrationsaufwand, reduziert die Anzahl der beteiligten Systeme und senkt damit die Komplexität sowie das Risiko des Einführungsprojekts deutlich.

Warum das für Sie als ECM-Hersteller mehr als ein Detail ist

ECM-Hersteller können die Wahl der Output-Management-Lösung grundsätzlich dem Kunden überlassen. In der Praxis bleibt die technische und organisatorische Verantwortung jedoch selten vollständig beim Kunden.

Spätestens bei Integrationsfragen, Updates, neuen Dokumentanforderungen oder unklaren Zuständigkeiten wird häufig wieder der ECM-Hersteller einbezogen. Der Aufwand entsteht damit trotzdem, allerdings für einen Ansatz, auf dessen Architektur und Weiterentwicklung er nur begrenzten Einfluss hat.

Mit einer fest vorgesehenen und erprobten Output-Management-Lösung behält der ECM-Hersteller dagegen mehr Kontrolle über Integration, Zuständigkeiten und Weiterentwicklung. Kunden erhalten eine abgestimmte Gesamtlösung, Zuständigkeiten sind klar und neue Funktionen können gemeinsam strukturiert umgesetzt werden.

Integriertes Output Management für ECM-Systeme

Diese Herausforderungen lassen sich durch das abgestimmte Zusammenspiel zwischen Enterprise Content Management und Output Management vermeiden. ECM-Hersteller können ihren Kunden den gesamten Dokumenten-Lifecycle aus einer Hand anbieten, ohne selbst in die Entwicklung und Wartung einer eigenen Lösung zur Dokumentenerstellung investieren zu müssen.

INVARIS ergänzt das ECM-System um ein leistungsfähiges Output Management und Customer Communication Management, welches dafür konzipiert ist nahtlos in Fachanwendungen wie ein ECM-System integriert zu werden. Für den Kunden entsteht dadurch eine durchgängige Gesamtlösung für die Erstellung, Bearbeitung, Ausgabe und Verwaltung von Dokumenten, die als ein einziges System wahrgenommen wird.

Ergänzend bietet INVARIS mit dem LayoutFactory Service ein flexibles Dienstleistungsangebot für die Erstellung und Pflege von Vorlagen. Kunden können den Service gezielt nutzen, um die Vorlagenmigration zu beschleunigen oder die dauerhafte Pflege ihrer Vorlagen an INVARIS auszulagern. Da sich die INVARIS-Spezialisten ausschließlich mit der Entwicklung und Pflege von Dokumentvorlagen beschäftigen, fließen bewährte Vorgehensweisen mit dem INVARIS Produkten und Best Practices aus zahlreichen Projekten direkt in die Umsetzung ein. Dadurch werden Projekt- und Wartungsaufwand reduziert, die Qualität der Vorlagen erhöht und das Projektrisiko nachhaltig gesenkt.

Ihr Nutzen als ECM-Hersteller

Für den ECM-Hersteller ergeben sich dadurch mehr Marktchancen, weniger Eigenaufwand und ein geringeres Produktrisiko:

• Höhere Wettbewerbsfähigkeit bei dokumentenintensiven Ausschreibungen durch die Abdeckung des gesamten Dokumenten-Lifecycles
• Schnellere Kaufentscheidungen durch ein vollständiges Lösungsangebot aus einer Hand
• Zusätzliche Umsatzpotenziale durch OEM- oder Partnervereinbarungen
• Angebot von Vorlagenservices (LayoutFactory) ohne eigenen Aufbau von spezialisiertem Know-how
• Langfristige Absicherung der Dokumentenstrategie ohne eigenes Produktinvestment

Eine Partnerschaft, kein Fremdkörper

Statt die Wahl der Dokumentenerstellung vollständig offenzulassen und spätere Anforderungen über Ihre Serviceabteilung aufzufangen, bieten Sie mit INVARIS von Anfang an einen Kooperations- und Integrationsweg mit klaren Zuständigkeiten.

Abstimmungen zwischen verschiedenen Anbietern sowie Kompatibilitätsprüfungen bei Updates lassen sich dadurch deutlich reduzieren. Das senkt Projektrisiken, entlastet Ihre Teams und gibt Ihnen und Ihren Kunden langfristige Sicherheit.

Wie die Integration mit INVARIS funktioniert

INVARIS wird direkt in Ihre bestehenden ECM-Prozesse eingebunden. Die benötigten Daten und Kontextinformationen kommen dabei aus dem ECM-System oder einer angebundenen Fachanwendung. Anschließend übernimmt INVARIS die Erstellung, Bearbeitung und Ausgabe der Dokumente.

Die technische Vorlagenlogik wird von geschulten Vorlagenentwicklern oder Ihrer IT gepflegt. Dadurch bleibt das erforderliche Wissen strukturiert verfügbar und ist nicht an einzelne Mitarbeitende oder historisch gewachsene Makrolösungen gebunden.

Häufige Fragen

Was ist der Unterschied zwischen ECM und Output Management?

Ein ECM-System verwaltet Dokumente, Metadaten, Berechtigungen, Workflows und Archive. Output Management übernimmt die professionelle Erstellung, Zusammenstellung und Ausgabe der Dokumente. Beide Disziplinen ergänzen sich zu einem durchgängigen Prozess.

Wann stößt Word als Vorlagenwerkzeug im ECM an Grenzen?

Für einzelne, einfache Dokumente kann Word gut geeignet sein. Sobald jedoch wiederverwendbare Inhalte, fachliche Regeln, Eingabemasken oder automatisch zusammengestellte Dokumentvarianten benötigt werden, sind häufig VBA-Makros erforderlich.

Darüber hinaus deckt Word wichtige Anforderungen an die Governance der Vorlagenpflege nur eingeschränkt ab. Dazu gehören beispielsweise die Nachvollziehbarkeit von Änderungen, geregelte Freigabeprozesse und klar definierte Zuständigkeiten. Solche Funktionen sind üblicherweise fester Bestandteil einer professionellen Output-Management-Lösung.

Muss ich als ECM-Hersteller eine eigene CCM-Lösung entwickeln?

Nein. Über eine Partnerschaft mit einem spezialisierten Anbieter bieten Sie professionelle Dokumentenerstellung an, ohne eigene Entwicklungs-, Wartungs- und Supportressourcen dauerhaft zu binden

Fazit

Sie können sich auf Ihre ECM-Kernkompetenz konzentrieren und Ihren Kunden gleichzeitig eine professionelle Plattform für die gesamte Dokumentenkommunikation anbieten. Mit einer eingespielten Output-Management-Partnerschaft verbinden Sie Erstellung und Verwaltung, stärken Ihre Position in Ausschreibungen und schaffen einen verlässlichen Lösungsweg für wachsende Kundenanforderungen.

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INVARIS beschäftigt sich seit rund 40 Jahren mit OutputManagement und Customer Communication Management. Sie möchten prüfen, wie sichdas in Ihre ECM-Lösung integrieren lässt? Sprechen Sie mit uns überAnforderungen, Integrationsszenarien und Partnerschaftsmodelle.

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