Zentrale und zukunftssichere Dokumentenerstellung mit INVARIS

Zentrale und zukunftssichere Dokumentenerstellung mit INVARIS

Die Ärzteversorgung Niedersachsen (ÄVN) ist eine Einrichtung der Ärztekammer Niedersachsen und eine Körperschaft des öffentlichen Rechts. Ihre gesetzliche Aufgabe besteht darin, ihren Mitgliedern Leistungen zur Alters-, Berufsunfähigkeits- und Hinterbliebenenversorgung bereitzustellen. Entsprechend hoch sind die Anforderungen an eine zuverlässige, sichere und effiziente Mitgliederkommunikation.

Um die Dokumentenerstellung langfristig zu modernisieren und zu vereinheitlichen, entschied sich die ÄVN für den Einsatz der INVARIS Software als zentrale Lösung.

Ausgangssituation

Im Vorfeld der Anbieterauswahl führte die ÄVN gemeinsam mit einem unabhängigen externen Berater eine umfassende Anforderungsanalyse durch. Nach einem mehrtägigen Proof-of-Concept konnte INVARIS die geforderte Funktionalität und Performance überzeugend nachweisen und erhielt den Zuschlag für das Projekt.

Die eingesetzte Lösung umfasst sowohl die Erstellung von Batch-Dokumenten (z. B. Monatsläufe) als auch On-Demand-Dokumente für Einzeldokumente oder Nachdrucke. Ergänzt wird sie durch eine integrierte Ausgabeverarbeitung zum Sammeln, Sortieren und Bündeln der erzeugten Dokumente sowie durch das INVARIS Testcenter zur Qualitätssicherung im Redaktionsprozess.

Projektergebnis und Nutzen

Innerhalb von sechs Monaten konnten die bisherigen Systeme erfolgreich abgelöst werden – noch vor dem Anfall neuer Jahreslizenzkosten. In diesem Zuge wurden rund 180 Formulare umgesetzt. In weiteren Schritten erfolgt die sukzessive Ablöse verbleibender Systeme.

Im Endausbau entsteht so eine zentrale Lösung für die gesamte Dokumentenerstellung der ÄVN mit einer Produktionsleistung von bis zu 1,25 Millionen Seiten pro Jahr.

Die Ärzteversorgung Niedersachsen profitiert dabei insbesondere von:

• reduzierten Betriebs-, Infrastruktur- und Innovationskosten
• geringerem internen Aufwand im Vorlagendesign
• reduzierten externen Aufwänden für Wartung und Erstellung
• optimierten Prozessen und schneller Reaktion auf externe Vorgaben
• einer langfristig zukunftssicheren Investition

Oder wie es der Bereichsleiter Rechnungswesen und EDV der ÄVN zusammenfasst:

„Durch den Einsatz der INVARIS Software und die Begleitung durch das Professional Services Team von INVARIS gelang uns die sichere Ablöse unseres Altsystems in einer sehr kurzen Zeitspanne, die wir vor Projektbeginn nicht für möglich gehalten haben.“