Automatisierte HR-Dokumentenerstellung auf globalem Niveau
Automatisierte HR-Dokumentenerstellung auf globalem Niveau
Die BMW Group setzt im Personalwesen auf die automatisierte Erstellung von HR-Dokumenten mit INVARIS. Ziel des Projekts war es, die IT-Landschaft im Personalwesen der BMW Group in England zu optimieren und gezielt zu erweitern.
Im Mittelpunkt stand die Einführung eines Systems zur effizienten Erstellung von Dokumenten- und Vertragsvorlagen sowie deren zentrale Verwaltung. Gleichzeitig sollte die Lösung rasch in die bestehenden ESS-Anwendungen integriert und einfach auf weitere BMW Niederlassungen weltweit ausgerollt werden.
Ausgangssituation
Die Lösung musste den national unterschiedlichen Anforderungen der einzelnen Länderorganisationen gerecht werden und gleichzeitig zeit- und ressourcenintensive manuelle Prozesse vermeiden. Darüber hinaus war die Abbildung variantenreicher und komplexer Dokumentenvorlagen erforderlich, um unterschiedliche Anforderungsprofile im HR-Bereich abzudecken.
Weitere zentrale Anforderungen waren:
- die Sicherstellung von Nachvollziehbarkeit und Revisionssicherheit
- die konsequente Einhaltung der Corporate Identity
- die Integration mit SAP HCM inklusive Berechtigungssystem
- eine einfache Anbindung von Schnittstellen an die bestehende Systemlandschaft
Umsetzung und internationaler Roll-out
Das Projekt wurde in zwei Leistungsstufen umgesetzt und innerhalb von acht Monaten realisiert. Nach Schulungen im HR-Bereich, der Definition von Designrichtlinien sowie der Integration in SAP HCM wurde die Lösung produktiv gesetzt.
Anschließend erfolgte der schrittweise internationale Roll-out in weitere Länder, darunter Deutschland, Brasilien, China, Japan, Indien, Mexiko, das Vereinigte Königreich und die USA.
Der Mehrwert
Mit der INVARIS Lösung profitiert die BMW Group von:
- einer einheitlichen Plattform für HR-Dokumente weltweit
- deutlich reduzierten manuellen Aufwänden
- hoher Transparenz und Revisionssicherheit
- schneller Umsetzung neuer Anforderungen
- einer skalierbaren Lösung für internationale HR-Strukturen
Pro Jahr werden heute mehr als 500.000 HR-Dokumente effizient und zuverlässig erstellt.
Fazit
Mit der INVARIS Lösung profitiert die BMW Group von einer einheitlichen Plattform und einer zentralen Dokumentendefinition für unterschiedliche Anwendungsbereiche – von Massendruck über interaktive Formularprozesse bis hin zur individuellen Textverarbeitung.
Automatisch dokumentierte Freigabeprozesse sorgen für revisionssichere Nachvollziehbarkeit des gesamten Erstellungs- und Bearbeitungsprozesses. Gleichzeitig ermöglicht das effiziente Dokumentendesign die Erstellung von mehr als 500.000 Dokumenten pro Jahr.
